Shadow IT en Shadow AI: Onzichtbare risico’s voor jouw onderneming die je niet mag negeren.

In een wereld waar technologie razendsnel evolueert, willen medewerkers steeds efficiënter werken. Het is dan ook niet vreemd dat ze zelf tools installeren om hun productiviteit op te krikken. Vaak gebeurt dit ter goeder trouw: een handige app om bestanden te delen, een AI-tool om sneller teksten te schrijven, of een cloudservice om samen te werken. Maar wat als deze oplossingen buiten het zicht van jouw IT-afdeling blijven? Dan spreken we over Shadow IT en Shadow AI twee fenomenen die steeds meer bedrijven treffen.

Wat is Shadow IT en AI? 

Shadow IT verwijst naar alle IT-oplossingen die medewerkers gebruiken zonder goedkeuring of toezicht van de IT-afdeling. Denk aan:

• Externe cloudopslagdiensten die niet onder jouw bedrijfsbeleid vallen.
• Communicatietools die door leveranciers worden gebruikt en die medewerkers overnemen.
• Privé-apparaten die toegang hebben tot bedrijfsdata.

Een nieuwe variant van dit probleem, maar dan specifiek voor AI-tools, is Shadow AI. Medewerkers gebruiken AI-diensten zoals ChatGPT, Gemini of AI-plugins zonder toestemming van IT. Ook hier is de intentie vaak positief: sneller rapporten maken, ideeën genereren of processen automatiseren.

In beide gevallen zijn er risico’s aan verbonden. Hou zeker rekening met: 

• Beveiligingslekken
  Ongepatchte software kan een ingang zijn voor hackers.
• Dataprivacy
  Gevoelige bedrijfsinformatie kan in externe AI-systemen belanden.
• Complianceproblemen
  Data kan buiten de wettelijke kaders, zoals GDPR, terechtkomen.

Waarom doen medewerkers dit? Vaak omdat ze sneller willen werken of omdat de officiële tools niet voldoen aan hun noden.

Waarom is dit een probleem voor jouw KMO?

Je zou je kunnen afvragen: “Medewerkers zijn toch extra productief hierdoor?” Jammer genoeg is dit te kort door de bocht. Zowel Shadow IT als Shadow AI bieden in realiteit grote uitdagingen, zeker voor KMO’s. Grote bedrijven hebben vaak een streng governancebeleid, maar KMO’s hebben meestal minder interne IT-controle. Daardoor is de kans op datalekken en reputatieschade groter. 

• Datalekken zijn moeilijk te traceren.
  Wanneer medewerkers eigen devices gebruiken, is het bij een datalek een enorme uitdaging om te achterhalen hoe de informatie naar buiten is gekomen. Dit vertraagt incidentrespons en vergroot de schade.
• Hogere kosten voor de organisatie.
  Op het moment dat medewerkers eigen oplossingen aanschaffen, kost dat meer geld dan wanneer één uniforme oplossing in de gehele organisatie wordt toegepast. Licentiekosten stapelen zich op en er is geen schaalvoordeel.
• Minder efficiëntie en minder inzicht.
  Als gegevens in verschillende applicaties worden opgeslagen, is het lastig om informatie te verzamelen. Daardoor heb je minder inzicht in de stand van zaken in je organisatie. Rapportages worden complexer en beslissingen trager. 

Kortom: wat begint als een poging om productiviteit te verhogen, kan uitmonden in hogere kosten, inefficiëntie en veiligheidsrisico’s.

Hoe kan je Shadow IT en Shadow AI vermijden?

De oorzaak van het probleem ligt niet bij de medewerkers die deze ongemonitorde tools gebruiken. Zij gebruiken deze tools met de beste bedoelingen en het is eerder uit onwetendheid dat ze deze tools installeren. Het probleem zit niet in hun intentie, maar in het gebrek aan controle en beleid. Als IT-manager of zaakvoerder is het jouw taak om die balans te vinden: innovatie toelaten, maar wel veilig en compliant.

Wil je Shadow IT en Shadow AI vermijden, dan is het belangrijk dat je focust op:

• Het opstellen van een duidelijk beleid.
  Maak richtlijnen voor het gebruik van software- en AI-oplossingen. Leg uit welke toepassingen toegestaan zijn en waarom je als bedrijf hiervoor kiest.
• Het opleiden en bewustmaken van de medewerkers.
  Leer medewerkers waarom Shadow IT en AI risico’s meebrengen. Bewustzijn is de eerste stap naar verandering.
• Het actief monitoren van de IT-omgeving.
  Gebruik tools die ongeautoriseerde apps detecteren. Zo krijg je inzicht in wat er gebeurt buiten jouw radar.

Als all-in-for-IT partner kan b-inside jou begeleiden om stappen te zetten om Shadow IT en Shadow AI te vermijden. Van governance tot security: wij zorgen dat jouw KMO veilig en compliant blijft. Wil je ontdekken hoe we jou hierin kunnen begeleiden, neem dan contact met ons op via sales@b-inside.be.